Manter os recibos e notas fiscais armazenados é essencial para garantir a comprovação de suas operações financeiras. Portanto, saber suas diferenças é importante para entender suas devidas funções.

A documentação fiscal e contábil é extensa no Brasil. Devido à complexidade em nosso sistema de tributação, muitos empresários confundem o conceito de recibo e nota fiscal.

Embora o objetivo seja o mesmo — comprovar uma transação comercial —, seja na aquisição de bens, ou na contratação de serviços, cada um tem suas especificidades e aplicações.

Neste artigo, ressaltamos as diferenças entre recibo e nota fiscal para que você não cometa mais esse erro. Confira!

Afinal, qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Veja a seguir, algumas diferenças entre o recibo e nota fiscal, quanto à forma, conteúdo, finalidade, método de emissão e tributação.

Finalidade

A principal diferença entre o recibo e nota fiscal diz respeito à finalidade de emissão: embora sejam válidos para comprovar a quitação de uma dívida criada a partir da aquisição de um produto ou serviço, apenas a NF concede ao destinatário o direito de posse — por esse motivo ela é exigida no transporte de bens pelo país.

Dessa forma, quando o transporte é necessário para entregar um bem ao consumidor final, é imprescindível que a transportadora esteja em posse do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE — NFe) e do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE — CTe), além de outros registros.

A regularidade fiscal junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é exigida ao contribuinte para emissão da NF-e. Pessoas físicas também podem fazê-lo de forma pontual, por meio de uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica.

Método de emissão

O recibo pode ser emitido por qualquer equipamento, desde que contenha os dados dos participantes da transação e suas respectivas assinaturas. Muitas pessoas podem confundir o recibo com o cupom fiscal.

Esse último, por sua vez, também trata-se de um documento que atesta uma operação comercial, entretanto, deve ser emitido por uma impressora fiscal lacrada por órgãos fiscalizadores e integrada a um computador — Emissor de Cupons Fiscais (ECF).

Já a nota fiscal eletrônica, pode ser emitida por um sistema legado da empresa (Enterprise Resource Planning — ERP), desde que um relatório seja emitido mensalmente ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), ou diretamente no sistema da SEFAZ. O documento eletrônico tem como principal garantia a assinatura digital do emissor.

Forma e conteúdo

Alguns tipos de recibos são comumente usados para comprovar:

• serviços de profissionais da saúde: conforme estipula a Lei n.º 9.250/199. Exige a discriminação do nome, endereço, CPF ou CNPJ do profissional no documento;
• pagamento de aluguel: em negociações diretas com o proprietário do imóvel, amparado pela Lei N.º 8.245, de 18 de outubro de 1991. As informações exigidas são a data do recebimento, dados pessoais do inquilino e do locatário, endereço do objeto do contrato, período ao qual a transação se refere e forma de pagamento;
• pagamento autônomo: o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), é emitido em duas vias quando a empresa contrata um serviço esporádico de um profissional autônomo. Deve conter as informações do contratante e do contratado, bem como a descrição dos serviços prestados, o valor cobrado, a data da emissão e uma numeração que garante o sequenciamento do documento;
• nota promissória: não é um recibo, entretanto, o documento é usado com frequência em transações comerciais. O título cambiário atesta uma promessa de pagamento, sendo regulado pelo Decreto 2.044/1908.

Já a nota fiscal, no que diz respeito à forma e conteúdo, deve corresponder a todas as exigências legais da SEFAZ e conter as informações da empresa (razão social, CNPJ, CNAE, endereço, inscrição estadual e municipal) e do destinatário, além do número sequencial, natureza da operação (Código Fiscal de Operações e Prestações — CFOP), série, descrição dos produtos, valor antes e depois da tributação.

Tributação

Essa é uma grande diferença entre recibo e nota fiscal: somente notas fiscais são passíveis de tributação. Por esse motivo, a não emissão da NF em transações comerciais é interpretada como uma sonegação fiscal. 

Os tributos envolvidos em operações legais dependem do regime tributário da empresa, mas podem ou não incluir:

• Imposto de Renda (IR);
• Imposto Sobre Serviços (ISS);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre Operações de Crédito (IOF);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social (PIS);
• entre outros.

Embora os recibos, contendo as informações das partes e suas respectivas assinaturas, tenham validade jurídica, ele somente terá valor para apuração fiscal nos casos em que a legislação permitir (apenas como comprovante de pagamento ou para controle fiscal de serviços, não como título de direito de posse).

O recibo substitui a nota fiscal?

Conforme você pôde ver, o recibo não substitui a nota fiscal em transações que envolvem o comércio de bens, especialmente quando é exigido o transporte da mercadoria.

Em contrapartida, o cupom fiscal tem tributação e validade similar à nota fiscal, podendo substituí-la apenas em vendas no varejo (para o cliente final) em que não é necessário o transporte dos produtos.

Já a NFC-e substitui a Nota Fiscal (modelo 2) e dispensa a emissão do cupom fiscal expedido pelo ECF.

Quando uma empresa emite o recibo no lugar da nota fiscal está sujeita às penalidades discriminadas no artigo 1 da lei 8.137/1990, com multas de até 75% do valor total dos bens sonegados.

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