Substituição do Caged e Rais: por que ocorrerá essa mudança?

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O eSocial foi criado com a finalidade de simplificar e desburocratizar as responsabilidades que precisam ser cumpridas pelas empresas. Entre as alterações advindas desse programa, podemos falar sobre a substituição das obrigações relacionadas ao envio de informações do CAGED e RAIS.

Por se tratar de uma diminuição relevante de atividades a serem desenvolvidas, além de reduzir a possibilidade de erros e inconsistências nos dados transmitidos ao órgão responsável, já que o envio é realizado por um único meio, é importante que você entenda o funcionamento dessas mudanças e, assim, adeque sua empresas às novas exigências.

Pensando nisso, elaboramos este post para esclarecer as principais dúvidas. Confira!

Quais são as principais substituições em relação ao CAGED?

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é o meio usado para informar sobre admissões, transferências ou desligamentos de funcionários. No entanto, a partir de janeiro de 2020 esses dados deixarão de ser enviados pelo CAGED, para serem encaminhados via eSocial.

Além disso, essas informações serão consideradas eventos não periódicos, e o encaminhamento será obrigatório para os empregadores inseridos nos grupos 1, 2 e 3. Entenda melhor as principais mudanças ocorridas no envio de dados sobre admissão, transferências e rescisão, a seguir.

Admissão

As admissões precisam ser enviadas até o ultimo dia anterior ao inicio das atividades do funcionário, contudo, a remuneração do empregado pode ser informada até o dia 15 do mês seguinte. Normalmente, essa informação é encaminhada já na admissão, quando o cadastro do colaborador é enviado ao eSocial. Mas, caso escolha enviar apenas dados preliminares da admissão, não informando a remuneração, é necessário estar atento a esse prazo.

Além disso, é importante ter em mente que com o surgimento da CTPS digital, é preciso enviar o CAGED até dezembro de 2019, trocando o número da CTPS pelo CPF do trabalhador nos campos de série e UF.

Transferência

Com essa substituição no CAGED e RAIS provocada pela implementação do eSocial, é muito importante que as empresas também tenham cuidado sobre a comunicação das transferências, que precisam ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte, por meio do histórico contratual do empregado. Então, é imprescindível manter esse documento sempre atualizado, tendo em vista que os registros já estão alimentando a CTPS digital.

A reintegração do trabalhador também precisar ser encaminhada ao eSocial até o dia 15 do mês subsequente, da mesma forma que as transferências.

Rescisão

No casos das rescisões, o prazo é um pouco diferente. De acordo com o artigo 1º, inciso III, alínea a, da Portaria nº 1.127/19, os empregadores terão até 10 dias a contar do desligamento para encaminhar ao eSocial as seguintes modalidades de rescisão contratual:

  • demissão sem justa causa;
  • rescisão indireta;
  • rescisão por acordo;
  • culpa recíproca e de força maior;
  • rescisão por término de contrato determinando, englobando os trabalhadores temporários;
  • rescisão por extinção total da companhia;
  • suspensão total do trabalho avulso por tempo igual ou acima de 90 dias.

Nos outros eventos, como demissão por justa causa e pedido de demissão, é preciso que o empregador comunique a ocorrência ao eSocial até o dia 15 do mês posterior.

Quem deve continuar a enviar o CAGED?

De acordo com a Portaria nº 1.127, em seu artigo 1º, parágrafo único, os entes públicos da administração direta, fundacional e autárquica, que optam pelo regime da CLT, assim como a organizações internacionais, devem continuar com o envio do CAGED, até que se adequem às regras de obrigação do envio ao eSocial.

Quais são as principais substituições em relação à RAIS?

As mudanças em relação à substituição da RAIS acontecem ainda para o ano base de 2019, no entanto, alguns fatores precisam ser observados. Por exemplo, estão desobrigados a declarar a RAIS do ano base de 2019 os empregadores que encaminharem os dados ao longo de todo o ano de 2019, que é de janeiro a dezembro. Esses registros são:

  • admissão (data da contratação, CPF do empregado e data de nascimento);
  • folha de pagamento;
  • rescisão do vínculo empregatício.

Assim, os empregadores que estão inseridos no grupo 1 e 2 estão dispensados de declarar a RAIS, tendo em vista que já estão enquadrados na terceira etapa de implementação do eSocial.

Conforme o calendário elaborado do eSocial, as organizações pertencentes ao grupo 1 estão obrigadas a encaminhar a folha de pagamento para o programa desde maio do ano de 2018, e as companhias inseridas no grupo 2 desde 10 de janeiro de 2019.

Já os empregadores enquadrados no grupo 3, onde estão as entidades empresariais com faturamento anual de até R$ 78 milhões em 2016 e que não sejam optantes do regime tributário Simples Nacional, pelo fato de serem obrigados a enviar a folha de pagamento apenas em janeiro de 2020, ainda precisam transmitir a RAIS.

Pelo fato de no dia 11 de novembro ter começado a primeira etapa de simplificação do eSocial, estipulada pela Nota Técnica 15/2019, é preciso ter muito cuidado quanto a isso.

Quais são as prováveis substituições que ainda podem ocorrer?

Além da substituição ocorrida em relação ao CAGED e RAIS, por meio da implementação do eSocial como forma de tornar o cumprimento das obrigações por parte das empresas mais simples, outras questões também podem ser substituídas futuramente e, por esse motivo, é importante estar atento. Entre elas, estão:

  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); 
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE); 
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Comunicação de Dispensa (CD). 

Então, fique atento às possíveis modificações ou atualizações!    

Agora que você entende melhor a respeito da restituição do CAGED e RAIS, em razão da implementação do eSocial, contar com o auxílio de uma empresa de contabilidade capacitada é muito importante, tendo em vista que ele é capaz de auxiliar na adequação, cumprir os prazos adequadamente, evitar o retrabalho, realizar os processos exigidos com eficácia e demais tarefas necessárias para cumprimento da legislação vigente, evitando a aplicação de penalidades.

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