Sua empresa tem dúvidas sobre a GFIP? Neste post explicamos o que você precisa saber sobre essa guia e como ela otimiza sua rotina contábil e administrativa.

Todas as empresas precisam cumprir normas e regulamentações. Uma das obrigações é a entrega mensal da GFIP, a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social.

Esse documento é substituto à antiga guia de recolhimento do FGTS, a GRE. De toda forma, sua adoção é necessária para evitar multas e erros com a Receita Federal.

Quer saber mais sobre o que é a GFIP e como ela pode ser gerada? Neste post, explicamos essas informações e ainda destacamos por que ela é importante para o funcionamento da sua empresa. Confira!

O que é GFIP?

A GFIP é uma guia para recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Por contar informações sobre remunerações e vínculos empregatícios, ela deve ser gerada para cada trabalhador da empresa.

Esses dados são fornecidos pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP). Assim, é possível ter acesso facilitado às informações dos colaboradores e cumprir as obrigações exigidas.

A guia teve sua obrigatoriedade estabelecida a partir do Decreto 3.048/1999. Nesse documento, foram descritas as normas e orientações a serem seguidas acerca da necessidade de apresentação da GFIP.

Quais são os objetivos da GFIP?

A GFIP tem as funções de recolhimento do fundo de garantia, envio de dados pessoais e informações dos segurados ao INSS. A partir disso, eles recebem seus direitos trabalhistas, quando necessário.

Nesse cenário, os principais objetivos da GFIP são:

• centralizar em um único lugar informações sobre a vida laboral dos colaboradores e sócios de uma mesma empresa;
• facilitar para a Previdência Social, o acesso aos dados dos colaboradores, sócios e da empresa;
• comprovar o tempo de contribuição do trabalhador, sócio e os salários recebidos, sendo essa uma obrigação da empresa;
• contribuir para evitar riscos aos funcionários e aos sócios, já que todas as suas informações são garantidas e, assim, os direitos na Previdência Social são assegurados.

Qual a importância de fazer esse recolhimento?

Mais do que saber o que é GFIP, é preciso compreender sua importância. Além da guia comprovar todas as remunerações mensais recebidas pelo indivíduo enquanto funcionário, ela também presta todas as informações da vida laboral dos colaboradores e dos sócios, durante a permanência na empresa. Assim, são preservados todos os direitos  trabalhistas e previdenciários, pois demonstra o tempo total de contribuição.

Portanto, é possível entender a guia de recolhimento do FGTS como meio de comprovação. Além disso, é uma forma de otimizar as informações referentes ao fundo de garantia, fazer a formalização financeira e cadastral das empresas, sócios e trabalhadores.

Desse modo, evita-se a possível retirada de direitos devido à falta de comprovação do tempo de serviço ou remuneração recebida. Afinal, todas as informações podem ser acessadas por qualquer uma das partes quando necessário.

Quem precisa entregar a GFIP?

O Decreto 3.048/1999 estabelece que a GFIP deve ser entregue por todas as pessoas físicas ou jurídicas que se enquadrem nas características a seguir:

• estejam sujeitas a recolher o FGTS, conforme a Lei 8.036/1990 e legislações posteriores;
• estejam sujeitas a contribuições e/ou informações repassadas à Previdência Social, conforme a Lei 8.212/1991 e Lei 8.213/1991.

Portanto, essa guia deve ser apresentada sempre quando for necessário:

• prestar informações salariais e de vínculo empregatícios dos colaboradores;
• recolher o fundo de garantia dos funcionários.

Assim como determinado no Manual da GFIP, as GFIPs deverão ser obrigatoriamente transmitidas nos seguintes prazos:

1. até o dia 7 (sete) de cada mês, e no caso de envolver recolhimento ao FGTS, com antecedência mínima de 2 (dois) dias ​​​​​​​​​​úteis da data de seu vencimento;
2. até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte, as referentes à competência 13 (13º salário).

Caso não haja expediente bancário nas datas determinadas, a transmissão da GFIP deve ser antecipada para o dia de expediente bancário anterior para evitar problemas.

Além disso, quem deixar de entregar a guia ou apresentá-la com incorreções e erros pode sofrer aplicação de multas, previstas no Capítulo X da Lei Federal nº 8.212/91 e em alterações posteriores e, ainda, às sanções previstas na Lei Federal nº 8.036/90 no que se refere ao FGTS.

A multa incide a partir do dia seguinte ao término do prazo da entrega da declaração. O período termina na data da apresentação efetiva. Caso isso não ocorra, a contabilização vai até a lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.

Em casos de informações incorretas na GFIP,  a correção da falta, antes de qualquer procedimento administrativo ou fiscal por parte do INSS, caracteriza denúncia espontânea, ficando dispensada a aplicação das penalidades previstas.

​Lembrando que mesmo a realização do pagamento da multa pela ausência de entrega da GFIP, não supre a falta deste documento, permanecendo a obrigatoriedade da entrega e, causando impedimento para obtenção de Certidão Negativa de Débito – CND.

Quais são os benefícios da GFIP?

Além de saber o que é GFIP, é importante conhecer as vantagens da geração dessa guia. Esses benefícios existem e são válidos, mesmo que a entrega seja obrigatória. Entenda por quê!

Otimização

Antes da GFIP, a declaração era feita com a GRE. Esse outro documento era mais complexo. Portanto, a nova guia é mais fácil de manipular. Foi efetuada uma simplificação dos documentos e informações, que passaram a ser necessárias em menor quantidade. Dessa forma, o processo se tornou mais prático.

Facilidade

As empresas têm acesso às informações de seus colaboradores com rapidez e praticidade. Com isso, as tomadas de decisão são mais embasadas e as rotinas contábeis e administrativas são simplificadas.

Segurança

Todos os dados da empresa e do colaborador são acessados pela Previdência Social de forma exclusiva.

Simplificação

Os procedimentos necessários para o recolhimento do FGTS são mais fáceis de realizar. Assim, a organização fica em dia com suas obrigações fiscais, previdenciárias e financeiras. Da mesma forma, o trabalhador tem seus direitos garantidos.

Quais informações devem constar na GFIP?

Quando sua empresa precisar preencher a guia de recolhimento do FGTS, algumas informações devem ser observadas, pois são obrigatórias. Veja quais são elas:

• dados do colaborador;
• quantias a pagar para o INSS;
• valores a serem recolhidos para o FGTS;
• informações da empresa, como razão social, CNPJ, nome fantasia, endereço e mais;
• fatos geradores da GFIP, ou seja, os eventos que ocasionaram a necessidade de emissão da guia;
• salário bruto do trabalhador, desconsiderando os descontos. Aqui, os benefícios também devem ser incluídos.

Além dessas informações, alguns casos exigem a inclusão de códigos, descritos na tabela de código da GFIP. Conheça eles e entenda quando utilizar cada um.

• 115 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social: é válido para situações que não se enquadram nos demais códigos;
• 130 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referentes ao trabalhador avulso portuário: é específica para esses colaboradores, sendo necessária a intermediação de um órgão gestor de mão de obra;
• 135 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referentes ao trabalhador avulso não portuário: é voltada aos serviços urbanos e rurais não portuários. O trabalhador pode ou não ser sindicalizado, sem vínculo empregatício, mas com a intermediação do sindicato;
• 145 — recolhimento ao FGTS de diferenças apuradas pela Caixa Econômica Federal: é usado para recolher diferenças de valores apuradas pela Caixa devido a pagamento menor que o correto, quando em comparação com o salário informado;
• 150 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social de empresas prestadoras de serviços com cessão de mão de obra e organizações de trabalho temporário em relação a empregados cedidos ou de obra de construção civil, com empreitada parcial: é válida para esses casos. A empresa de construção civil não é responsável pela matrícula da obra no INSS;
• 155 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social de obra de construção civil, com empreitada total ou obra própria: é utilizado nas situações em que a empresa é responsável pela matrícula da obra no INSS;
• 211 — declaração para a Previdência Social de cooperativa de trabalho relativa a contribuintes individuais cooperados que prestam serviço a tomadores: é exclusivo para prestar informações nesse caso;
• 307 — recolhimento de parcelamento do FGTS: é usado para recolher prestações derivadas de parcelamento administrativo quando os valores são devidos ao trabalhador e ao FGTS;
• 317 — recolhimento de parcelamento do FGTS para empresas com tomador de serviço: é o mesmo caso anterior, mas voltado para companhias nessa situação;
• 327 — recolhimento de parcelamento de débito com o FGTS, com priorização dos valores devidos aos trabalhadores: é o mesmo caso dos anteriores, com essa diferença de prioridade de valores;
• 345 — recolhimento de parcelamento de débito com o FGTS relativo à diferença de recolhimento, com priorização dos valores devidos aos trabalhadores: é similar, mas o objetivo é ajustar o pagamento menor efetuado;
• 418 — recolhimento recursal para o FGTS: é adotado em casos de depósito estabelecido pelo artigo 899 da CLT, para interposição de recurso contra decisão judicial de uma causa trabalhista;
• 604 — recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos: é específico dessas organizações e se refere a competências anteriores a outubro de 1989. É adotado quando há rescisão do contrato de trabalho com justa causa e/ou a pedido do trabalhador e para fins de uso em moradia própria;
• 608 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referente a dirigente sindical: adota-se nos casos da eleição de trabalhador para desempenhar mandato sindical, caso seja efetuado algum pagamento de remuneração;
• 640 — recolhimento ao FGTS para empregado não optante: é específico para recolher valores a períodos de trabalho anteriores a outubro de 1988;
• 650 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referente a anistiados, reclamatória trabalhista, reclamatória trabalhista com reconhecimento de vínculo, dissídio, acordo ou convenção coletiva, comissão de conciliação prévia ou núcleo intersindical de conciliação trabalhista: serve para pagar os valores nessas situações;
• 660 — recolhimento exclusivo ao FGTS relativo a anistiados, reclamatória trabalhista, reclamatória trabalhista com reconhecimento de vínculo, dissídio, acordo ou convenção coletiva, comissão de conciliação prévia ou núcleo intersindical de conciliação trabalhista: é igual ao anterior, mas exclusivo ao FGTS.

Substituição da GFIP pelo DCTFWeb

Já desde de 2018 está em curso o cronograma de substituição da GFIP pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), que diz respeito à confissão de débitos de contribuições previdenciárias realizadas a terceiros.

A DCTFWeb foi instituída pela Instrução Normativa nº 1.787/2018, e substitui a GFIP e o SEFIP, visando trazer mais facilidade e segurança para o processo, visto que integra tudo em um único documento declaratório. 

 O cronograma atualizado de implantação da DCTFWeb é o seguinte:

• grupo 1: Empresas com faturamento acima de 78 milhões no ano-calendário de 2016 — início da DCTFWeb em agosto de 2018; 
• grupo 2: Empresas com faturamento no ano-calendário de 2017 acima de R$ 4.800.000,00, exceto as que constam como optantes pelo Simples Nacional no CNPJ em 1º de julho de 2018 — início da DCTFWeb em abril de 2019;
• grupo 2 B: Empresas com faturamento no ano-calendário de 2017 inferior de R$ 4.800.000,00 — início da DCTFWeb em outubro de 2021;
• grupo 3: Pessoas Jurídicas optantes do Simples em 01/07/2018, MEIs, Entidades sem fins lucrativos (CNPJ), Produtores Rurais Pessoa Física, Empregadores Pessoas Físicas, Cartórios e Segurado especial — início da DCTFWeb em outubro de 2021;
• grupo 4: Empresas de administração pública e Organizações Internacionais — início da DCTFWeb em junho de 2022.

Como você pôde perceber, além de existirem vários detalhes a observar na geração da GFIP, sua substituição pela DCTFWeb também pode gerar algumas dúvidas. Por isso, é importante contar com um escritório de contabilidade especializado.

Assim, é possível manter as questões trabalhistas, fiscais e tributárias sempre em dia, com a organização necessária. E, tudo isso pode ser feito com a Progresso Contabilidade. Assim, você gera a GFIP e cumpre todas as suas obrigações.

O que achou de saber mais sobre o que é GFIP? Deixe seu comentário!