Tornar-se MEI é um passo importante para a formalização e profissionalização de autônomos. É uma possibilidade interessante que pode resguardar benefícios — quem atua nesse regime pode receber auxílio-desemprego, auxílio-doença, auxílio-maternidade e também contribuir para o INSS — e auxiliar na conquista de mais clientes.

Porém, entenda: você passará a atuar como empresa, ou seja, será equiparado a uma pessoa jurídica para fins comerciais e fiscais, e isso exige cuidados, principalmente na área contábil. Esse é um tema delicado, que muitas pessoas não entendem muito bem como funciona.

Pensando nisso, neste post, vamos mostrar como é feita a contabilidade para MEI e a importância de ter um contador que auxilie nesse processo. Boa leitura!

As vantagens de atuar como MEI

A possibilidade de se tornar um microempreendedor individual surgiu em 2008, como uma alternativa para a formalização de uma série de profissionais que, anteriormente, por atuarem de forma autônoma, não tinham essa opção.

O objetivo foi descomplicar a questão de como abrir um CNPJ, de forma facilitada e com menos burocracias, bem como garantir facilidades que podem fazer com que a pessoa cresça financeiramente e tenha melhores resultados em sua carreira.

Nesse sentido, ela pode usufruir de uma série de benefícios. Por exemplo, o MEI se enquadra em uma modalidade especial do Simples Nacional, o que diminui os encargos em comparação com a versão tradicional.

O que o MEI paga?

Para quem está começando, é importante saber quais são os principais impostos envolvidos em suas atividades, a fim de tirar dúvidas. Assim sendo, o MEI está isento de impostos como IRPJ, Cofins, IPI e CSLL. Contudo, deve arcar com outros aspectos, tais como:

• carnê do MEI — DAS, feito de forma mensal referente à contribuição à Previdência Social e ao ICMS ou ISS. O valor pode variar de acordo com a natureza do serviço, entre R$56,00 e R$61,00. Deve ser feita até o dia 20 de cada mês, e os valores são reajustados de acordo com o salário-mínimo;
• para quem contrata funcionário, permitido pela legislação, o encargo previdenciário será de 3% do salário, bem como o pagamento do FGTS, com alíquota de 8%. Este exemplo é considerando um trabalhador que recebe um salário-mínimo, porém, os valores podem alterar caso o piso salarial da categoria profissional seja superior ao salário-mínimo;
• em caso de distribuição de lucro para a pessoa física, serão aplicáveis impostos sobre a receita bruta de cada mês, ou da receita bruta total, no caso de declaração de ajuste, que ultrapassem a alíquota de isenção. Os índices não tributáveis são: 8% para a área de comércio, indústria e transporte de carga, 16% para o transporte de passageiros e 32% relativos a serviços em geral.

Como o MEI pode emitir nota fiscal?

Uma dúvida recorrente entre muitos empreendedores é como o MEI pode emitir nota fiscal. 

O MEI estará dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, porém, estará obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, salvo quando esse destinatário emitir nota fiscal de entrada.

O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar e por opção. (§ 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018).

Quanto a isso, devemos esclarecer antes de tudo que o MEI deve procurar orientação na Secretaria da Fazenda ou do Município para solicitar a autorização de impressão da nota fiscal, pois o procedimento pode variar de acordo com a cidade ou estado. Em relação aos custos, fique tranquilo: pelo regime MEI, não é preciso pagar imposto pela emissão da nota.

O trâmite mais comum é a realização de um cadastro na Secretaria de Fazenda Municipal. Feito isso, é necessário ingressar no sistema eletrônico disponibilizado pela prefeitura para geração da Nota Fiscal (NF). Nesse caso, pode ser exigido um certificado digital para realizar a emissão dos documentos. Esse procedimento é aplicado para emissão de NF para MEIs que prestam serviços.

O processo a ser seguido para empresas que vendem mercadorias ou itens de produção própria é diferente. As notas de serviços são geradas pela prefeitura onde o MEI está sediado, enquanto as notas de venda de mercadorias ou de produção própria, são geradas e autorizadas pela secretaria estadual.

O MEI pode optar por emitir os seguintes modelos de nota fiscal:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

É considerada a modalidade mais simples dentre as NFs e, por isso, é a mais utilizada por microempreendedores. Esse é um documento preenchido em papel, com campos similares ao de um NF tradicional e serve para confirmar a operação realizada, seja venda ou prestação de serviço.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Disponível apenas em alguns estados, a NFA-e funciona como a Nota Fiscal Avulsa em papel, mas é disponibilizada na internet.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Esse tipo de nota é utilizada em operações de venda de produtos e mercadorias. Nesse caso, portanto, há a aplicação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

O MEI está autorizado a emitir esse tipo de NF, mas não se trata de uma obrigação. Se ainda assim você optar por utilizá-la, será necessário cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo MEI. É interessante, portanto, avaliar se essa é uma boa opção para seu negócio.

A importância de ter uma contabilidade para MEI

Vejamos, então, qual a importância de manter uma contabilidade para MEI.

Assessoria na área tributária

Apesar de não ser obrigatório, o contador exerce um papel importante para o acompanhamento dos indicadores de rentabilidade. Assim, sem a atenção de um profissional especializado, você pode arcar com um valor alto do seu lucro.

Além disso, o contador auxilia a manter uma boa organização contábil, permitindo entender quais são os resultados obtidos e como potencializá-los ao longo do tempo. Com isso, é possível, até mesmo, garantir o crescimento definindo metas para a empresa, e tornar-se, de fato, um empreendedor.

Auxílio na obtenção de crédito

O sonho de todo microempreendedor é ter acesso a um crédito para investir na expansão de seu negócio. No entanto, sabemos que nem sempre é fácil cumprir todas as exigências impostas pelas instituições financeiras para conseguir um empréstimo ou financiamento. Existe, ainda, uma dificuldade de avaliar quais linhas de crédito são mais vantajosas, tendo em vista os juros praticados e os planos para pagamento.

Com ajuda de um contador, grande parte desses obstáculos podem ser contornados. Um profissional capacitado poderá ajudar o empreendedor a tomar as melhores decisões no ato da contratação de um empréstimo para capital de giro ou financiamento de uma máquina ou equipamento, por exemplo.

Além disso, com a contabilidade da empresa devidamente organizada, a chance de obter uma resposta positiva dos bancos é muito maior.

Promoção de melhores práticas na área contábil

Toda informação escritural e contábil de seu negócio deve ser muito bem organizada. De forma que, na hora de prestar contas para autoridades fiscais ou simplesmente avaliar a saúde financeira da empresa, é necessário ter acesso facilitado a esses dados.

Nessa missão, o contador, mais uma vez, será de grande ajuda. Ele indicará quais as melhores práticas visando uma gestão documental eficiente e demonstrará como classificar todas as informações.

Ajuda na contratação de funcionário

Como já destacado, o MEI pode contratar até um funcionário com remuneração de um salário-mínimo ou piso da categoria do trabalhador. Para quem nunca esteve à frente desse processo, tudo pode parecer complicado.

No entanto, um serviço contábil de sua confiança poderá lhe ajudar no que for necessário. Nesse caso, o contador poderá estabelecer um fluxo listando quais são todas as suas obrigações, como recolhimento de FGTS, de INSS e processamento da folha do funcionário, indicando em quais datas esses procedimentos devem ser feitos.

No momento da celebração do contrato de trabalho, o contador também será de suma importância. Ele pode ser o responsável por redigir um documento em conformidade com a lei que resguarde seus interesses e do trabalhador contratado.

Preenchimento de declarações

Outro ponto é a necessidade de minimizar possíveis erros no preenchimento de declarações, o que pode gerar complicações delicadas no longo prazo.

Ter um profissional especializado ao seu lado para fazer a contabilidade para MEI é fundamental para que seja possível conseguir melhores resultados e evitar pagar imposto excessivo em suas atividades.

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