Você sabe como regularizar sua empresa? Para quem enfrenta problemas com o fisco, é muito importante pensar em uma solução para essa questão. Afinal de contas, um CNPJ irregular traz uma série de problemas e dificuldades para um negócio.

Para entender como tudo pode ser feito, neste guia mostramos quais as principais hipóteses de irregularidade, diferenças entre empresa ativa e inativa, além de explicar o que deve ser feito para não enfrentar problemas com as autoridades fiscais. Confira!

O que significa estar com o CNPJ irregular?

Quando você consulta o CNPJ de sua empresa no site da Receita Federal, qual é a situação cadastral indicada? A empresa aparece como ativa ou inativa?

Caso a opção relatada seja a segunda, isso significa que a empresa apresenta alguma pendência junto à Receita. Podendo se tratar, por exemplo, de impostos atrasados e da ausência de entrega de declarações contendo registros contábeis.

Entenda o que são as obrigações tributárias e acessórias

Ao falarmos sobre como regularizar sua empresa, é indispensável sinalizar o que são obrigações tributárias e acessórias. Afinal, os possíveis problemas com o CNPJ de uma empresa estão justamente associados a esses aspectos.

E, conforme vínhamos tratando no tópico anterior, obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais, que trazem informações sobre a operação da empresa. Esses documentos são destinados ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como objetivo informar alguns dados a respeito da operação do negócio, tais como:

• receita efetivada;
• impostos apurados;
• movimentações na folha de pagamentos;
• comprovação de cumprimento das obrigações trabalhistas.

A depender do tipo de atividade da empresa, ainda existem obrigações acessórias relacionadas ao setor.

Já as obrigações tributárias se dividem entre principais e acessórias. O primeiro grupo diz respeito às obrigações tributárias em si, como impostos, taxas, contribuições, entre outros. O segundo grupo são as obrigações relacionadas a documentação que comprova o pagamento dos tributos, tendo em vista fiscalizações futuras.

Quais as vantagens de reativar seu CNPJ?

Antes de falarmos diretamente sobre como regularizar sua empresa, vejamos quais são as principais vantagens de manter o CNPJ ativo.

Acesso a mais oportunidades de negócio

Caso o CNPJ de sua empresa esteja em situação irregular, você não poderá emitir notas fiscais (NF) para seus clientes, nem movimentar a conta de pessoa jurídica. Para efeitos práticos, isso inviabiliza sua operação quase que integralmente.

Nesse caso, além do ônus de comprometer a reputação da empresa junto aos atuais clientes, as novas oportunidades de negócio ficarão mais distantes.

Maior credibilidade junto a seus clientes

Na linha do que vínhamos falando no tópico anterior, existe uma perda de credibilidade tremenda para a empresa com CNPJ irregular. Imagine, como exemplo, um fornecedor impedido de emitir uma NF em nome de seu negócio devido à problemas no cadastro da Receita Federal? Diante a situação, esse e outros credores terão a certeza de que seu negócio está passando por problemas.

Acesso a crédito

Ao reativar seu negócio, você poderá pleitear, junto a instituições financeiras com as quais mantém relacionamento, o crédito que precisa para retomar ou potencializar as ações desenvolvidas em seu negócio.

Não se esqueça que para viabilizar crédito às empresas, os bancos e financeiras consultam a situação cadastral na Receita Federal.

O que fazer para manter seu CNPJ regular?

Agora que você já sabe quais são as obrigações tributárias de sua empresa, fica fácil compreender como manter seu CNPJ regular. O primeiro passo, certamente, é organizar a contabilidade do negócio, tomando todas as medidas necessárias para que os registros e lançamentos sejam confiáveis.

O segundo passo é realizar a apuração correta dos tributos. Para isso, será indispensável contar com um serviço contábil. Isso porque qualquer inconsistência no tratamento dessa demanda implicará em problemas futuros com as autoridades fiscais.

Outro ponto importante é ficar atento aos tipos de declaração a serem emitidas pela empresa. Vejamos quais são elas por tipo de regime tributário:

Simples Nacional

DES – Obrigação acessória

A DES é a Declaração Eletrônica de Serviços. Ela é encaminhada mensalmente para o município onde a empresa está sediada e serve para informar quais serviços foram prestados naquele mês. A partir desses dados, a prefeitura apura quais são os Impostos sobre Serviços (ISS) pelas empresas.

DEFIS – Obrigação acessória

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é entregue anualmente até o dia 31 de março do ano subsequente do ano-calendário em apuração. 

Essa declaração comunica à Receita Federal que a empresa optante pelo Simples cumpriu com todas as obrigações tributárias na fase anual anterior. Ela também informa qual a atual situação societária da empresa e o quantitativo de despesas executadas naquele ano.

DAS – Obrigação principal

O DAS é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Esse imposto é calculado sobre o faturamento da empresa.

DIRF – Obrigação acessória

A DIRF é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Essa declaração é encaminhada para os fornecedores da empresa que declaram Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ).

DESTDA – Obrigação acessória

A DESTDA é a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação. Essa é uma obrigação mensal para micro e pequenas empresas. É por meio dessa declaração que se dá o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Débito e Crédito

DES – Obrigação acessória

Assim como no Simples Nacional, Débito e Crédito também tem como obrigação acessória o DES.

DCTF – Obrigação acessória

A Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) é uma obrigação de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, como IRPJ, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

EFD Contribuições – Obrigação acessória

A Escrituração Fiscal Digital (EFD), trata-se de uma obrigação federal que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

As empresas devem enviá-la na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e COFINS, bem como para a escrituração Digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta — incidente nos setores de comércio, serviços e indústrias para o acolhimento de receitas referentes aos CNAEs, atividades, serviços e produtos (NCM) em que ela se relaciona.

O SPED Fiscal — nome popular da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI – EFD ICMS/IPI, surgiu para substituir a escrituração dos:

• Livros Registro de Entradas;
• Registro de Saídas;
• Registro de Inventário;
• Registro de Apuração do IPI;
• Registro de Apuração do ICMS;
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Como esta é uma das principais obrigações acessórias, exigindo um grande volume de dados e informações, causa muitas dúvidas nos profissionais. Para que a geração e transmissão do SPED Fiscal se torne menos complexa e mais segura é necessário domínio das normas e o auxílio da tecnologia.

GIA ESTADUAL – Obrigação principal

A GIA é a Guia de Informações e Apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). É um documento que auxilia o governo dos estados a apurar a contribuição individual de ICMS. Essa obrigação se destina apenas a contribuintes que têm inscrição estadual.

Também fazem parte das obrigações principais as empresas Débito e Crédito, o PIS a COFINS e o IR a CSLL.

Saiba como regularizar sua empresa

Vejamos, agora, como regularizar sua empresa.

Faça um levantamento junto à Receita Federal

Como indicado anteriormente, ao consultar seu CNPJ no site da Receita Federal, você verificará qual o estado da empresa, que poderá ser ativo ou inativo. Caso esteja inativo, a empresa estará classificada entre as seguintes situações:

1. suspensa — quando a empresa não cumpriu com as obrigações naquele ano, apresentou problemas nos dados entregues à Receita ou está em investigação por possível fraude;
2. inapta — aparece após dois anos com as dificuldades da situação suspensa — pois a empresa segue irregular e não apresentou as devidas correções;
3. baixada — quando a empresa está extinta, mediante solicitação ou ação da própria Receita, o que pode ocorrer após cinco anos sem apresentar as informações à Receita Federal;
4. nula — o que representa um CNPJ inválido, porque há problemas cadastrais em outras instâncias, como duplicata de Inscrição Estadual, por exemplo.

Para cada um desses casos, a própria Receita Federal informará quais são as obrigações tributárias ou acessórias pendentes e o que deve ser feito para regularização.

Conte com um escritório de contabilidade

Ainda que a Receita informe quais as pendências relacionadas ao CNPJ da empresa, é indispensável contar com um escritório contábil para regularizar a situação do negócio. Além de um diagnóstico completo a respeito da situação, você terá certeza de que as medidas necessárias serão tomadas com vistas à regularização.

Como descrito ao longo desse artigo, são muitas declarações e registros necessários para manter uma empresa em dia com todas as suas obrigações fiscais e tributárias, o que um leigo nem sempre tem condições de fazer.

E se você está em busca de um parceiro para tomar frente dessa atividade, conte com a Progresso Contabilidade — escritório com larga experiência no tratamento desse tipo de demanda.

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