Em suma, uma gestão de documentos contábeis visa estabelecer processos de emissão, recebimento, uso, guarda e até digitalização de documentos referentes à contabilidade, podendo ainda serem inclusos aqueles relacionados a procedimentos fiscais e financeiros pela ligação existente entre eles.

Logo, não preocupar-se com isso gera erros, faltas, inexatidão e outras situações envolvendo documentações e procedimentos. E o resultado disso é improdutividade, insegurança, falhas internas e legais e demais ocorrências que afetam o funcionamento da organização e geram custos.

Para você perceber melhor a importância desse gerenciamento, veja agora cinco benefícios que ele gera quando é bem estabelecido.

Aumento de produtividade

Uma empresa sem boa gerência da documentação contábil frequentemente obriga seus funcionários a gastarem muito tempo procurando notas fiscais, guias e documentos diversos para realização de tarefas.

Isso os torna improdutivos, pois precisam de muito mais tempo para procedimentos que poderiam ser agilizados.

Por isso, é necessário gerenciá-los com eficiência, de acordo com diretrizes previamente definidas e coerentes, para ser mais fácil encontrá-los e ter estabelecida uma linha eficaz de funcionamento de procedimentos dentro do negócio.

Mais segurança para os processos diários

Diariamente os profissionais de uma empresa emitem e recebem notas fiscais, pagam contas, efetivam recebíveis e lidam com demais processos que envolvem fatores financeiros, contábeis e fiscais da organização.

Para não cometerem erros nesses momentos e manterem a produtividade com procedimentos ágeis, precisam estar seguros no sentido de contar com os documentos necessários e todos os dados envolvidos em cada tarefa.

Por exemplo, se o profissional localiza um boleto de fornecedor a ser pago, precisa ter certeza de que uma nota fiscal foi emitida para a compra antes de pagar. Sem ter essa segurança não pode realizar o pagamento, e se precisar gastar mais tempo à procura do documento acabará na improdutividade novamente.

Do contrário, para entregar uma mercadoria, o profissional responsável tem de certificar-se de que o cliente recebeu a nota fiscal e seu arquivo XML e não contestou algo em relação a elas. Mas como ter essa segurança se a cada emissão um endereço de e-mail diferente é usado para o envio?

Maior controle sobre despesas

Por meio de uma boa gestão de documentos contábeis, o responsável pelo negócio tem acesso de forma mais fácil a dados de livros e relatórios da contabilidade nos quais ele pode confiar.

Consequentemente, fica mais fácil controlar o que a empresa gasta e avaliar as despesas das mais diversas categorias, analisando-as em contas e grupos contábeis de livros e demonstrativos.

Facilidade para acompanhar indicadores financeiros

Traçar metas para os indicadores financeiros da empresa e medi-los é fundamental para gerenciar o sucesso da empresa, elevá-lo e ter um negócio rentável e financeiramente saudável.

Para isso, a documentação contábil se mostra útil, além de totalmente confiável e exata, no acompanhamento de alguns dos indicadores, como:

• retorno sobre ativos;
• índice de endividamento;
• rentabilidade;
• margem de contribuição;
• percentuais de despesas fixas e variáveis.

Melhor controle de estoque

Todas as movimentações do estoque da empresa demandam registros fiscais, contábeis e financeiros e, consequentemente, uma série de documentos.

A boa gestão, além de garantir a segurança de dados e fácil localização da documentação, facilita o controle porque aumenta a eficiência dos profissionais que registram e analisam dados.

Percebeu como a gestão de documentos contábeis é essencial para sua empresa ser eficiente, competitiva e vislumbrar crescimento? Então alinhe seus procedimentos e sua equipe e inicie seu gerenciamento o mais rápido possível!

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