Você sabe administrar o processo de admissão e demissão de funcionários? Controla de forma eficiente a folha de pagamento? Está cumprindo a legislação trabalhista em relação às horas extras? O controle de departamento pessoal possibilita que você administre esses processos de forma mais eficiente. Descubra nossas 4 dicas para organizar os processos desse setor.
A importância do controle de departamento pessoal
O departamento pessoal é uma área central dentro de qualquer empresa. Ele controla todas as informações sobre os funcionários, sejam elas em relação à sua admissão, à compensação ou à demissão. Ele é o setor responsável pela documentação e a regulamentação legal dos colaboradores.
Além disso, esse é o setor que organiza a rotina e horário de trabalho dos colaboradores. Ele também orienta os funcionários sobre as normas e as regulamentações da sua empresa. Por isso, o departamento pessoal acaba sendo uma área de apoio para os outros setores da companhia e para os seus funcionários.
Dessa forma, é essencial que ele tenha uma rotina bem organizada. Isso porque qualquer falha nesse setor pode gerar multas e processos trabalhistas para a empresa. Além disso, uma desorganização da rotina dos seus colaboradores pode gerar desmotivação e diminuir sua produtividade. Por isso, descubra agora nossas 4 dicas para controlar a rotina dessa área na sua empresa!
1. Fique atento as normas
Seguir a CCT (convenção coletiva do trabalho) de sua atividade e a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) são de vital importância, para que sua empresa não se sujeite a autos de infração e possíveis reclamações trabalhistas.
1) É muito comum, erros relativos ao cartão de ponto, muitas vezes os empregados esquecem de bater o ponto regularmente, nas entradas e saídas do trabalho, bem como nos intervalos de almoço;
2) Outro ponto bastante fiscalizado são as folgas, elas devem ser gozadas após seis dias de trabalho efetivo, devendo na maioria dos contratos, serem gozadas aos domingos. Existem algumas atividades como o comércio que o empregado poderá ter um folga no domingo a cada dois domingos trabalhados, ou seja trabalha 2 domingos e folga no terceiro. Existem atividades que possuem prerrogativa de concederem uma folga no domingo após seis semanas de trabalho, lei 27.048 de 1.949, com folgas alternadas, sempre respeitando a condição de uma folga a cada seis dias trabalhados.
3) Férias – As férias devem ser pagas 1 dia antes de seu gozo, O empregado só fará jus às férias após cada período completo de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, com a reforma ela poderá ser divida em até três vezes: Segundo a nova CLT, pelo menos uma das parcelas precisa ter, no mínimo, 14 dias. As outras duas não podem ser menores que cinco dias cada uma. Por exemplo, pode-se tirar 15 dias de férias, mais 10 dias e mais cinco. Contudo, não será permitido ao trabalhador tirar 10 dias de férias em cada um dos três períodos.
Nas próximas publicações daremos mais dicas.
2. Organize seus arquivos
O departamento pessoal é o responsável pela documentação de todos os seus funcionários — inclusive dos que já deixaram a empresa. Por isso, é essencial que você crie um método de organização dos seus arquivos. Esse método deve ser simples e eficaz. Isso quer dizer que sua equipe deve conseguir encontrar os documentos que precisa com facilidade.
Uma dica é a organização de pastas específicas para cada um dos colaboradores. Você pode colocá-las em ordem alfabética para facilitar o acesso às informações. Além disso, cuide para que essas pastas fiquem em locais longe da umidade e da luz solar, para não danificar os documentos.
3. Crie metas e se planeje para atingi-las
Cada uma das tarefas do seu departamento pessoal deve fazer parte de um objetivo maior. Por isso, crie metas para sua equipe. Garanta que essas metas sejam atingíveis e claras. Dessa forma, você poderá acompanhar o trabalho da sua equipe e mensurar os resultados alcançados.
Após criar os objetivos a longo prazo, desmembre-os em tarefas a curto prazo. Estabeleça datas limites e determine os responsáveis por cada uma das tarefas. Dessa forma, você consegue acompanhar seus processos com mais precisão e prever imprevistos antes que eles prejudiquem muito seus resultados.
4. Automatize os processos
O departamento pessoal tem muitas tarefas operacionais. Além disso, realiza muitos cálculos e precisa integrar informações vindas de várias fontes. Por isso, invista na utilização da tecnologia para otimizar seus processos.
Você pode, inclusive, considerar a digitalização da documentação dos seus trabalhadores. Isso não substitui os documentos físicos, mas facilitará a consulta e o acesso por parte da sua equipe.
5. Integre o departamento pessoal com os outros setores
Por ser uma área de suporte, é essencial que o departamento pessoal tenha uma comunicação com todos os setores da sua empresa. Otimize a troca de informações e documentações relativas aos trabalhadores dentro da sua empresa. Crie também uma rotina de repasse de informações para o departamento pessoal.
Com essas dicas, você pode melhorar o controle de departamento pessoal da sua empresa. Criando uma rotina para as tarefas desse setor, você evitará falhas e aumentará a produtividade da sua equipe. E para conhecer as soluções contábeis e fiscais que podemos oferecer para sua empresa, conheça os serviços da Progresso Contabilidade!