Com as mudanças implantadas pelo eSocial, novas obrigações surgiram aos empreendedores e, entre elas, está a necessidade de fazer a qualificação cadastral dos funcionários da empresa.

Essa atividade não é uma medida obrigatória, contudo, trata-se de um dos princípios básicos para o envio de dados e recolhimento das responsabilidades por meio do novo sistema.

Pensando nisso, elaboramos este post, para lhe mostrar de forma simples como fazer a qualificação cadastral da maneira adequada. Confira!

O que é a qualificação cadastral?

Trata-se da consistência das informações cadastrais dos funcionários encaminhadas pelo empregador. Esses dados são comparados com a base do eSocial, sendo validados no Cadastro de Pessoa Física (CPF) e no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

É preciso que uma conferência dos dados seja realizada antes do envio de qualquer evento ao eSocial, pois, como as informações são confrontadas, caso exista alguma divergência, a ação não será aceita.

Quem deverá ser qualificado?

A qualificação deverá ser feita para todos os tipos de funcionários, de qualquer categoria, sejam eles: empregado, contribuinte individual, servidor público, estagiário, avulso, dentre outros.

Para os trabalhadores que a informação do NIS não é exigida, como os estagiários, servidores públicos inativos, bolsista e demais, o eSocial autentifica somente com a base do CPF.

Como fazer a qualificação cadastral?

É muito comum que as dúvidas apareçam quando há ocorrência de algum tipo de mudança nas normas. Por este motivo, foi disponibilizada, pela Receita Federal, no Portal do eSocial, uma ferramenta gratuita para a consulta da qualificação cadastral.

Por meio desse recurso é possível conferir os dados conforme constam nos cadastros nos órgãos oficiais, por exemplo, Previdência Social. Funciona da seguinte forma: é feita a análise de cada um dos campos preenchidos e indica quais deles apresentam algum tipo de erro.

A qualificação pode ser realizada de duas maneiras: manual ou em lote. Veremos, a seguir, as principais diferenças entre elas.

Consulta manual (online)

É uma versão indicada para empresas que possuem poucos colaboradores, pois permite consultar, de forma simultânea, até dez funcionários. No momento da consulta deverá ser informado o nome, CPF, data de nascimento e NIS do trabalhador.

É uma medida segura para evitar algum tipo de discrepância que possa ter passado despercebido em uma averiguação. Nesse tipo de qualificação, não é preciso ter o certificado digital.

Consulta em lote

Também se encontra disponível no Portal eSocial. É a forma de consulta mais indicada para empresas que têm grande quantidade de empregados. Nesse caso, a resposta à consulta será processada em 48 horas, no máximo, ficando disponível pelo prazo de 30 dias. É necessário ter o certificado digital A1 ou A3 para fazer a consulta.

Quais são os status da qualificação cadastral?

A qualificação cadastral apresenta 3 status: confirmada, sem dados para qualificação e com erro. A seguir, conheça um pouco melhor sobre cada um deles.

Confirmada

A qualificação cadastral é confirmada quando as informações enviadas estão corretas e foram validadas. Assim, não é preciso qualquer tipo de alteração.

Sem dados para qualificação

Ocorre quando não são encontrados todos os dados necessários para fazer a qualificação (nome completo, data de nascimento, número do NIS e CPF). Para solucionar esse problema, é preciso inserir as informações que estão faltando e esperar o resultado.

Com erro

Quando a qualificação cadastral retorna com o status de erro, quer dizer que existe alguma divergência nos dados enviados e que eles devem ser corrigidos para o êxito da operação. Entre os principais erros de qualificação cadastral estão:

• nome incorreto no cadastro do CPF;
• CPF suspenso;
• PIS sem CPF;
• divergência entre o PIS/PASEP e CPF;
• inscrição no INSS com data de nascimento diferente;
• inconsistência no número de NIS (NIT/PIS/PASEP) informado no cadastro do INSS;
• data de nascimento diversa da existente no cadastro do CPF;
• inscrição no INSS sem CPF;
• data de nascimento informada diferente do cadastro da Caixa Econômica;
• PIS com data de nascimento divergente;
• PIS/PASEP/NIT(NIS) informado não encontrado no cadastro;
• PIS/PASEP/NIT (NIS) informado inconsistente no cadastro do INSS;
• data de nascimento diversa da existente ou não encontrada no Cadastro do Banco do Brasil.

Qual é o prazo para adequação ao eSocial?

As mudanças promovidas pelo eSocial começaram a valer no dia 1º de janeiro de 2018. Por isso, é fundamental que as empresas estejam em dia com cada uma das etapas do processo e fiquem livres de qualquer tipo de penalidades.

Calendário de implementação divulgado pelo governo federal

Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:

• 1ª etapa: janeiro de 2018. Somente informações referentes ao cadastro do empregador e tabelas;
• 2ª etapa: março 2018. Aqui, as empresas são obrigadas a enviar dados referentes aos colaboradores e seus vínculos com elas (eventos não periódicos), por exemplo, admissões e desligamentos;
• 3ª etapa: maio 2018. Nessa fase é obrigatório o envio das folhas de pagamento;
• 4ª etapa: julho de 2018. Substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada;
• 5ª etapa: janeiro de 2019. Deverão ser encaminhados os dados relativos à segurança e saúde dos funcionários.

Demais empresas privadas, englobando as micro, pequenas e MEIs que tenham empregados:

• 1ª etapa: julho de 2018. Somente informações referentes ao cadastro do empregador e tabelas;
• 2ª etapa: setembro 2018. Aqui, as empresas são obrigadas a enviar dados referentes aos colaboradores e seus vínculos com as mesmas (eventos não periódicos), por exemplo, admissões e desligamentos;
• 3ª etapa: novembro 2018. Nessa fase é obrigatório o envio das folhas de pagamento;
• 4ª etapa: janeiro de 2019. Substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada;
• 5ª etapa: janeiro de 2019. Deverão ser encaminhados os dados relativos à segurança e saúde dos funcionários.

Conseguiu entender melhor sobre a qualificação cadastral no eSocial? Ter atenção ao conferir e encaminhar todos os dados é muito importante. Para ajudar nesse processo, contar com um sistema de gestão que atenda todas as demandas advindas após essas alterações pode ser uma boa alternativa.

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