Para evitar problemas de fiscalização empresarial é de suma importância que os processos contábeis sejam impecáveis. A contabilidade é o setor mais complexo dentro de um negócio, pois nada deve ser negligenciado, caso contrário a imagem da empresa pode ser afetada.

As questões contábeis e fiscais costumam ser muito complexas, por isso é importante ter total conhecimento para evitar equívocos que podem provocar sérios aborrecimentos dentro do empreendimento.

Pensando em ajudar sua empresa, escrevemos este artigo mostrando o que deve ser feito para evitar que você seja pego de surpresa e tenha problemas de fiscalização no seu negócio. Vem conferir!

Mantenha uma gestão ativa

Primeiramente, é importante que a empresa adote uma gestão ativa, onde todos os processos devem ser realizados de maneira constante e eficiente. Isso ajudará você a passar pela fiscalização empresarial sem transtornos.

Para isso, é importante acompanhar as leis brasileiras — que mudam frequentemente —, com o intuito de manter suas obrigações fiscais em dia.

Outro ponto importante é elaborar um plano fiscal e tributário, com objetivo de identificar, prioritariamente, as ações futuras, a fim de possibilitar que erros e riscos sejam previstos e assim corrigi-los antecipadamente.

Esteja sempre preparado para receber um fiscal

A principal atitude para evitar problemas de fiscalização empresarial é manter todos os seus processos em ordem — para isso é fundamental que sua empresa mantenha atualizado:

• os modelos de documentos fiscais compatíveis a atividade e porte;
• alvará de localização e funcionamento em dia;
• alvará e caderneta sanitária atualizado;
• auto de vistoria do corpo de bombeiros — AVCB, disponível para entrega;
• manter em fácil acesso os livros Rudfto e de registro de funcionário;
• atender  todas as diretrizes impostas pelo código de postura do município, estado e união.

A falha na gestão pode acarretar graves problemas, como o pagamento de multas, que podem comprometer seu orçamento, e em casos mais graves a perda do direito de funcionar e fechamento.

Com sua contabilidade em ordem, você não precisará se preocupar com as fiscalizações surpresa, pois estará preparado para qualquer situação.

Emita notas fiscais corretamente

Algumas empresas acabam deixando de emitir suas notas fiscais, muitas vezes, por falta de conhecimento dos riscos ou, até mesmo, por não entender sua importância dentro do negócio.

A nota fiscal comprova que o seu empreendimento está com os tributos em dia, melhorando sua imagem e relação com fornecedores e bancos.

Em relação à fiscalização, a emissão correta da nota fiscal é importante para que seu negócio não seja acusado de sonegação. As penalidades da lei, para quem sonega, podem ser desde o pagamento de multas até a prisão do empreendedor.

Cuide da escrituração contábil

Os registros das informações fiscais e contábeis de sua empresa devem ser devidamente escriturados em seus respectivos livros. Todas as receitas, despesas, investimentos e transações devem ser anotados.

Para isso, é importante que você conte com auxílio de um sistema de gestão que proporcione relatórios, gráficos e dados precisos. Por meio dele, também será possível realizar a abertura de livros e, assim que encerrados, você pode imprimi-los e guardá-los em um local adequado.

Não distribua lucros devendo impostos

O art. 32 da Lei n° 4.357/64 prevê que empresas devedoras de tributos estão proibidas de distribuir lucros aos sócios, sob pena de pagar 50% do valor indevidamente distribuído a título de multa

Essa é uma proibição que se destina a sociedades limitadas. Para as sociedades anônimas a distribuição de dividendos é liberada, mesmo existindo dívidas tributárias.

A Receita Federal se posicionou a esse respeito na Solução de Consulta n° 30, Cosit, de 27/03/2018 ao indicar que:

(i) sociedades anônimas podem distribuir dividendos;

(ii) sociedades limitadas com débitos com exigibilidade suspensa (parcelados, garantidos por penhora, objeto de liminar etc.) podem, de igual modo, distribuir lucros.

Na prática, isso significa que a Receita Federal entende que a referida multa de 50% sobre os lucros distribuídos indevidamente serão aplicadas às empresas cujo débitos não forem negociados.

De qualquer forma, o gestor deve ficar atento ao passivo tributário da organização. Isso porque, além desse tipo de punição pecuniária, a empresa ainda pode sofrer inúmeras outras sanções.

Mantenha regular o pagamento de pró-labore

Muitos empresários ainda confundem pró-labore com distribuição de lucros. Para que não haja mais confusão a esse respeito, devemos esclarecer que o pró-labore é a remuneração dos sócios da empresa, enquanto o lucro é o saldo correspondente das contas após a dedução de impostos e demais custos operacionais da companhia, incluindo o pagamento dos sócios.

O pagamento do pró-labore é obrigatório e deve corresponder, ao menos, a um salário-mínimo. Frente a essa obrigação, o que muitos empresários fazem é pagar o mínimo possível em caráter de remuneração regular para si, de modo a potencializar os lucros.

Isso é feito visando a dedução de impostos, pois sobre os lucros não há incidência de tributos. Acontece que isso deve ser feito com toda cautela e a partir de uma gestão contábil responsiva.

Eventuais discrepâncias entre lucro e pró-labore acabam por chamar a atenção de autoridades fiscais, que a partir de uma análise apurada da contabilidade da empresa podem classificar esse tipo de operação como indevida.

Dedique algum tempo para estudar a legislação

Não há nada mais indicado para o gestor de uma empresa do que dedicar algum tempo para estudar a legislação tributária. Ainda que seus conhecimentos jurídicos e contábeis sejam pouco consistentes, a compreensão de algumas determinações legais irá ajudá-lo a gerenciar riscos com mais efetividade no dia a dia do negócio.

Imagine, por exemplo, que com seus estudos realizados de forma autônoma você tenha o entendimento de quais são as vedações de legislação vigente para determinado tipo de operação no setor de atuação da empresa. Com apenas essa informação você terá condições de contribuir para a gestão contábil ou cobrar resultados dos responsáveis pelo setor.

Entenda as diferenças entre intimação e autuação fiscal

Outro ponto que merece atenção para quem não deseja enfrentar problemas com a Receita Federal é a compreensão das diferenças entre intimação e autuação fiscal. Muitos gestores já ouviram falar desses termos, mas não sabem o significado de cada um.

Quanto a isso, é preciso ficar claro que a empresa que recebe uma intimação fiscal está sendo convidada a prestar esclarecimentos a respeito de algum registro contábil ou movimentação financeira informada às autoridades. Nesse caso, o órgão fiscalizador pode apenas solicitar algum documento comprobatório ou algo dessa natureza para complementar as informações já fornecidas.

Já uma autuação fiscal demonstra que a autoridade fazendária identificou uma infração. Isto é, algo não está em conformidade com a lei. Sonegação fiscal, por exemplo, é um problema recorrente. Suponhamos, então, que esse tenha sido o caso de sua empresa.

Partindo dessa hipótese, a autuação deverá descrever o ocorrido, identificar a empresa e seus sócios, além de especificar o valor devido em impostos, juros e multas correspondentes.

Tenha o acompanhamento constante de um escritório contábil

Nem sempre o empresário tem conhecimento completo sobre os processos contábeis de sua empresa. Isso acontece porque a contabilidade é cheia de questões burocráticas que só podem ser entendidas por um profissional da área.

Por isso, é de suma importância que você contrate um escritório contábil competente, que auxilie na resolução dos seus problemas.

Sem ajuda de um profissional, você corre o risco de se perder em meio aos documentos fiscais da sua empresa, cometendo equívocos que podem ser considerados cruciais para o seu negócio.

Os processos fiscais e contábeis de uma empresa devem ser levados com muita seriedade. Qualquer deslize pode ser caracterizado como sonegação e você, como proprietário, pode ter muitos transtornos até solucionar o problema.

Portanto, para evitar problemas de fiscalização empresarial, siga os passos essenciais apresentados neste artigo e não tenha problemas com a Receita Federal.

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