O certificado digital MEI funciona como um CPF virtual para pessoas físicas e jurídicas. Somente em 2020, o Instituto de Tecnologia da Informação do Governo Federal apontou que havia mais de nove milhões de certificados digitais ativos no Brasil. 

Os certificados digitais possibilitam que você realize transações online referentes ao seu negócio, com total segurança e proteção de dados. Neste artigo, você entenderá o que é certificado digital para MEI, suas vantagens e como implementá-lo na sua empresa. 

O que é o certificado digital MEI?

O certificado digital MEI é um documento eletrônico. Ele permite que o microempreendedor individual realize operações on-line, como assinatura de documentos, autenticação e autorização de informações em sistemas, por exemplo no portal do Simples Nacional e e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte). 

Esse documento eletrônico valida a identidade do MEI, da mesma forma que uma assinatura em um contrato de papel, e garante que somente um representante autorizado possa efetuar operações. Além disso, ele assegura a confidencialidade e integridade das informações trocadas. 

O certificado digital pode ser armazenado na nuvem, no computador ou no dispositivo móvel, ou até mesmo em mídia física estruturada — um hardware próprio, como um token (dispositivo que gera senhas), que usa criptografia para acessar o certificado. 

Em resumo, o certificado digital é como uma carteira de identidade, que autoriza o MEI em suas transações online, da mesma forma como o CPF nos identifica e valida nossas atividades do dia a dia.

Obrigatoriedade do certificado digital MEI

Uma das dúvidas mais recorrentes é referente a obrigatoriedade de possuir um certificado digital MEI. Segundo informações do Portal do Empreendedor, o microempreendedor individual não precisa, obrigatoriamente, ter um certificado digital. 

Em alguns casos, é necessário um certificado digital MEI para a emissão de nota fiscal eletrônica. Em outros, é possível acessar o sistema de emissão da NF-e apenas com uma senha. Portanto, o MEI deve estar atento às legislações tributárias estadual e municipal da sua região.

Modelos aceitos de certificado digital MEI

Há dois tipos aceitos de certificado digital MEI: A1 e A3. Esses modelos têm as mesmas funções em relação à segurança e validação das operações na internet, mas se diferenciam em relação a algumas características práticas. 

O certificado digital A1 é um arquivo digital que pode ser instalado e armazenado no computador ou em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. É válido por um ano e atende pessoas físicas e jurídicas. Seu preço, em geral, é mais acessível. 

Por outro lado, o certificado digital A3 é armazenado em mídia física estruturada (como tokens ou cartões) e tem o prazo de validade de até cinco anos. Ele oferece maior eficiência, pois pode ser utilizado em qualquer computador. As vantagens do prazo de validade maior e da portabilidade do certificado digital vêm acompanhadas de um preço também mais alto.

Vantagens de ter um certificado digital MEI

A primeira vantagem do certificado digital MEI é a segurança da sua empresa. Ele garante que outras pessoas não possam se passar por você e realizar operações com os dados da sua empresa na internet. Além disso, ele garante que as transações realizadas por você tenham validade, da mesma forma que teriam se você fizesse uma assinatura manuscrita.

Isso nos leva à segunda vantagem, que é a comodidade de poder realizar operações pela internet com segurança. Não é preciso estar presencialmente em um local para assinar documentos. Você pode resolver os assuntos do seu negócio pela internet, onde quer que esteja. 

Para completar, após a aquisição do certificado digital, você estará apto a acessar um canal de comunicação mais direto com a Receita Federal. Por meio desse canal, você terá virtualmente à sua disposição vários tipos de atendimentos que sem o certificado seria necessário o deslocamento presencial junto ao órgão. 

A pesquisa de situação tributária, parcelamentos de débitos, consultar dados cadastrais, declarações entregues e, eventualmente, fazer a recuperação de dados, são exemplos de demandas que podem ser atendidas de onde você estiver, apenas portando o seu certificado digital e um computador.

Como adquirir certificado digital para o MEI

Se você for MEI e deseja adquirir um certificado digital MEI, é necessário seguir quatro passos. 

O primeiro é conferir a lista de Autoridades Certificadoras (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que informa quais empresas podem emitir o certificado digital. 

O segundo passo é fazer um levantamento dos preços e formas de pagamento disponíveis, além de verificar se os modelos servem para o seu sistema de emissão de nota fiscal. 

O terceiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora e solicitar a emissão do certificado digital. Dois exemplos de Autoridades Certificadoras bem conhecidas são a Serasa e a Caixa Econômica. 

O quarto passo é agendar uma validação dos dados, feita na Autoridade de Registro indicada pela Autoridade Certificadora escolhida pelo microempreendedor. Esse é o único passo que deve ser realizado presencialmente. Caso tenha sido contratado um agente certificador para realização do processo, o MEI deverá encontrá-lo ou ir até uma das agências de certificação.

Após seguir esses passos, o certificado digital será emitido e já estará pronto para ser utilizado. É importante atentar-se ao prazo de validade do modelo escolhido, para realizar a substituição dentro do tempo certo. 

O certificado digital MEI pode ser considerado uma das principais medidas para garantir segurança para sua empresa em procedimentos on-line. Existem várias opções disponíveis, que atendem todos os perfis de microempreendedor individual, conforme as necessidades de cada um. 

Se você ainda tiver dúvidas ou precisar de ajuda para aquisição ou direcionamento para solicitar o certificado digital, a Progresso Contabilidade conta com uma consultoria especializada no assunto. A Progresso reduz a burocracia e garante praticidade e segurança, com acompanhamento de especialistas. 

Se você achou esse conteúdo útil, compartilhe em suas redes sociais e ajude mais empreendedores a entenderem o que é o certificado digital MEI e descobrir como adquirir o seu.