Entender como funciona o cancelamento extemporâneo em MG e SP de nota fiscal é importante por se tratar de um recurso usado quando é necessário cancelar um documento fiscal eletrônico depois do prazo permitido em lei, que pode ocorrer por diversos motivos, como erros de preenchimento, desistência do cliente, falta do produto, entre outros. No entanto, ao utilizar esse procedimento, é necessário entender qual é o prazo legal para cancelamento e como realizá-lo, já que isso vai depender de estado para estado.

Por ser um processo que pode gerar várias dúvidas aos gestores, elaboramos este post para esclarecer as principais questões sobre o assunto. Acompanhe!

Qual é o prazo legal de cancelamento nos estados de MG e SP?

Nos dois estados, o prazo legal previstos em lei é de 24 horas. Para fazer o cancelamento fora do prazo por meio do cancelamento extemporâneo em MG e SP, o contribuinte deve entrar em contato com a SEFAZ do seu estado requisitando cancelar a NF-e. Veja a seguir o passo a passo nos dois estados.

Minas Gerais

• acesse o endereço da SEFAZ/MG;
• entre no SIARE, selecione a opção “Inscrição Estadual” para o campo “Usuário” e informe o número da inscrição, CPF do responsável, senha e clique em “Entrar”;
• depois de logado, acesse a aba “Home”, opção “NF-e > solicitar cancelamento extemporâneo”;
• preencha o CNPJ ou inscrição estadual do estabelecimento emitente da nota a ser cancelada;
• informe a chave de acesso do documento fiscal objeto de cancelamento e a justificativa pela perda do prazo legal e clique em continuar;
• então, será exibida a mensagem de conclusão e um protocolo será gerado autorizando a transmissão do cancelamento.

Após a conclusão, o cancelamento deverá ser transmitido por meio do sistema emissor de documento fiscal adotado pela empresa, da mesma maneira como se fosse transmitir o cancelamento de um documento fiscal dentro do prazo. O prazo é de 30 dias a partir da geração do protocolo.

São Paulo

Para fazer o cancelamento, o emitente deverá fazer a solicitação gerando um arquivo XML para esse fim. Da mesma maneira que ocorre com a emissão de uma NF-e, o pedido de cancelamento deverá ser autorizado pela SEFAZ. O layout do arquivo de solicitação poderá ser acesso no Manual de Integração do contribuinte, disponibilizado na seção Downloads.

Depois do período de 480 horas da anuência de utilização da NF-e, ela só poderá ser cancelada com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. Para isso, o emissor deve se dirigir ao local por meio do agendamento prévio no link, acompanhado dos documentos:

• chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
• folha do livro de registro de entradas ou saídas, relativas ao lançamento de transação ou prestação ou declaração de que realiza o uso da Escrituração Fiscal Digital;
• comprovação de que não houve operação;

declaração feita pelo representante legal do destinatário/remetente da NF-e de que usa a Escrituração Fiscal Digital ou declaração de que a transação não ocorreu e de que não usou como crédito o valor do imposto apontado no documento;

ao se tratar de solicitação que englobe estabelecimento localizado em outra UF, cópia da pedido entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, declarando que não usou como crédito ou que devolveu o valor restituído ou compensado;

• declaração dos motivos que impediram o cancelamento no prazo legal;
• após isso, é preciso aguardar a resposta via Domicílio Eletrônico do Contribuinte – DEC;
• com a autorização concedida, o emitente precisa transmitir o cancelamento, via sistema, em um prazo de 15 dias.

Agora que você já sabe como funciona o cancelamento extemporâneo em MG e SP de NF-e, é importante ter em mente a necessidade de cumprir o prazo adequadamente, considerando que por mais que exista essa alternativa, existem custos extras por trás disso tudo. Além disso, cada estado tem suas especificidades, e é preciso estar atento às legislações de cada. Para tornar esse processo mais simples, o ideal é contar com uma ajuda especializada, como a oferecida pela Contabilidade Progresso, e evitar possíveis dores de cabeça.

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