Avaliar e otimizar a eficiência dos processos contábeis de uma empresa é tão importante quanto a fase de elaboração e aplicação dos procedimentos inerentes a esse tipo de atividade. Não adianta realizar um planejamento contábil eficiente e colocar em prática todas as ações descritas no documento sem acompanhar a evolução e a efetividade de cada um dos itens que o compõem.

Essa avaliação e a posterior otimização são fundamentais para que a contabilidade da sua empresa forneça os dados essenciais para a gestão, com a devida precisão e, principalmente, confiabilidade.

Dada a grande importância desse assunto, resolvemos escrever este artigo. Nele você encontrará algumas dicas práticas e simples para entender mais sobre esses processos e conseguir otimizá-lo em sua empresa. Confira!

Organização de documentos

Mesmo que você já possua uma rotina de utilização, armazenamento e organização de documentos preestabelecida é fundamental que esses padrões sejam revistos periodicamente.

É importante separar cada tipo de documento de acordo com a sua espécie. Sendo assim, você pode separá-los da seguinte forma:

• notas fiscais de entrada;
• documentos fiscais de saída;
• duplicatas pagas;
• guias de tributos;
• documentos trabalhistas (recibos de pagamento de funcionários, impostos e taxas);
• contratos, ato constitutivo e demais documentos.

Dessa forma, você pode colocar cada um dos itens em caixas ou pastas separadas. Além disso, é fundamental ter atenção às datas. Para que os processos contábeis sejam realizados de forma otimizada, é necessário haver separação dos documentos pelo menos pelos meses.

Compartilhamento de responsabilidades

A centralização de tarefas é algo muito comum nas empresas, principalmente naquelas que não possuem muitos funcionários. Entretanto, agir dessa forma pode ser altamente prejudicial para os procedimentos contábeis do seu negócio pelo simples motivo de que pode ser que o centralizador de tarefas adoeça, tenha que viajar ou simplesmente não dê conta do volume de trabalho.

Portanto, é fundamental que você invista em treinamentos e delegue funções aos seus colaboradores. Dessa forma, você poderá ficar de fora das questões operacionais e dedicar mais tempo à análise da eficiência dos processos contábeis da sua empresa.

Inutilização de ferramentas e procedimentos antigos

A contabilidade é uma área de atuação que muda com uma frequência assustadora. Há poucos anos, os contadores exerciam tarefas que simplesmente caíram totalmente por terra. Sendo assim, não é saudável para os processos contábeis atuais serem desenvolvidos com ferramentas e procedimentos antigos.

Você precisa estar sempre atento às mudanças que ocorrem e às tecnologias que transformam o dia a dia das empresas, proporcionando processos mais rápidos, assertivos e, principalmente, confiáveis.

Mapeamento de processos

Toda atividade realizada pela sua empresa deve ser mapeada, desde a entrada até a saída. É fundamental criar processos contábeis, com a colaboração de todos os funcionários envolvidos nas operações, de modo que se consiga otimizar cada etapa, adequando-as à realidade e necessidades da empresa.

Monitoramento de desempenho

Por fim, após organização, compartilhamento de responsabilidades, inutilização de procedimentos/ferramentas antigas e criação de um mapa de processos, você deve monitorar o andamento de cada um desses itens e, se necessário, realizar mudanças e adequações.

Seguindo cada um desses passos, você conseguirá avaliar  a eficiência dos processos  e, posteriormente, com o auxílio de um profissional contábil, otimizar esses procedimentos. Desse modo, essa área da empresa poderá fornecer dados e informações precisas que servirão de subsídio para que a gestão possa tomar decisões importantes que visem contribuir para o sucesso de um negócio.

Gostou deste artigo sobre como avaliar e otimizar a eficiência dos processos contábeis da empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Então, entre em contato conosco! Temos uma equipe especializada para atender às suas necessidades.