Entre os direitos trabalhistas que são assegurados na relação de emprego, está o 13° salário. Também conhecido como “gratificação de Natal”, ele foi criado em 1962, por meio da Lei 4.090, sancionada pelo presidente João Goulart. 

Para os empregadores, é fundamental entender como é feito o cálculo deste direito e quais são as regras para seu pagamento. Um erro no cumprimento dele pode abrir a porta para processos administrativos e judiciais, que custam dinheiro e tempo, além de prejudicar a reputação da empresa.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é o 13° salário e quem tem direito a ele. Além de aprender a calcular o valor que deve ser pago aos seus colaboradores.

O que é o 13° salário

O 13° salário é uma gratificação paga no final do ano aos empregados.

Regras gerais

De acordo com a Lei 4.090, o 13º deve ser pago em dezembro. No entanto, a regra mais atual prevê o pagamento em duas parcelas; a primeira, entre 1° de fevereiro e 30 de novembro, e a segunda, em dezembro.

Vale ressaltar que a primeira parcela também pode ser paga junto com as férias do empregado, mediante sua solicitação. Para isso, ele deve se manifestar por escrito já no mês de janeiro.

Outra regra importante relativa a este direito é que ele está vinculado ao tempo de trabalho ao longo do ano. Assim, mesmo que o colaborador não tenha trabalhado na empresa o ano todo, ele ainda receberá um valor proporcional desta bonificação.

Quem tem direito ao 13° salário

Todo trabalhador com o qual existe uma relação de emprego, independentemente de sua remuneração, tem direito ao 13° salário.

Por outro lado, se não existe relação de emprego, o direito à bonificação não se aplica. É o caso de estagiários e prestadores de serviços contratados como PJ. 

Além disso, se o empregado for despedido com justa causa, ele não terá direito ao recebimento do 13º, nem mesmo proporcional ao tempo de trabalho no ano.

Contudo, colaboradores que peçam demissão ou sejam despedidos sem justa causa, devem receber o valor proporcional, como parte de suas verbas rescisórias.

Importância de calcular corretamente

Vale a pena reforçar, mais uma vez, a importância de calcular corretamente o valor do 13° a ser pago aos colaboradores. Um equívoco simples, por falta de informação, pode custar caro para a empresa, e não apenas em termos financeiros.

Em primeiro lugar, se ela for alvo de uma inspeção da Secretaria do Trabalho, pode sofrer um processo administrativo e ser multada. 

Já se os funcionários notarem que estão recebendo um valor inferior ao que realmente têm direito, eles provavelmente vão mover uma ação judicial contra a organização.

Este tipo de processo, além do pagamento das indenizações, também envolve gastos com despesas processuais e honorários dos advogados. Para completar, o nome da empresa é exposto publicamente e sua reputação é prejudicada.

Além dessas possibilidades, o erro no cálculo da gratificação também pode levar a empresa a pagar aos funcionários mais do que eles, de fato, deveriam receber — prejudicando suas finanças. 

Dicas para não errar

Separamos as principais dicas para você não errar no cálculo do 13° salário, confira!

Entenda as regras 

Antes de mais nada, você precisa estar familiarizado com as regras gerais da bonificação.

Entenda bem quando o 13° deve ser pago e como funciona o adiantamento da primeira parcela. Tire qualquer dúvida, de preferência com profissionais contábeis, sobre a proporcionalidade.

Desconte as faltas 

De acordo com a Lei 4.090, faltas legais e justificadas não são deduzidas para o cálculo do 13° salário. Por outro lado, ausências sem justificação podem – e devem – ser descontadas. 

Se, em algum mês, o desconto das faltas fizer com que o colaborador tenha menos de 15 dias trabalhados, esse mês não será contabilizado para o cálculo do salário extra.

Conheça os tributos 

Assim como acontece com o pagamento do salário, também incidem tributos sobre o 13º salário. Por isso, é importante saber quais são eles e qual é a alíquota de cada um, para evitar problemas fiscais.

Em linhas gerais, incide FGTS sobre as duas parcelas, enquanto INSS e IRRF incidem apenas sobre a segunda.

Esteja atento ao valor dos salários

A bonificação é calculada de acordo com o salário de cada colaborador. Além do salário-base, também devem ser considerados as horas extras, adicionais noturnos, insalubridade, periculosidade e comissão de vendas.

Entretanto, valores como o vales-transportes, refeição e alimentação não entram no cálculo.

Como é feito o cálculo do 13° salário

Agora, vamos ao que mais interessa: como fazer o cálculo deste direito trabalhista. Apesar de não ser um processo fácil, ele é relativamente simples e pode ser resumido em três passos.

Em primeiro lugar, é preciso identificar o valor do salário mensal do funcionário. São considerados o salário-base, mais a média das horas extras e do adicional noturno, além dos adicionais de insalubridade e periculosidade.

Na sequência, é preciso identificar quantos meses o funcionário trabalhou no ano. Se ele tiver trabalhado menos de 15 dias em algum mês, este não entrará no cálculo.

Por exemplo, supondo que o colaborador tenha sido admitido no dia 25/03, ele apenas trabalhou cinco dias neste mês. Portanto, março não deverá ser considerado para o cálculo da gratificação (assim como janeiro e fevereiro, meses anteriores à contratação). 

Sabendo o valor do salário e quantos meses o colaborador trabalhou, o passo final é calcular a proporcionalidade. Dividimos o salário por 12 meses e multiplicamos pelo número de meses trabalhados.

Para que você entenda melhor, veja o exemplo de em um empregado que recebe um salário mensal médio de R$ 2.000 e trabalhou 9 meses no ano do cálculo.

Efetuando a conta, temos a divisão de R$2.000 por 12, e depois a multiplicação por 9. Ou seja, o colaborador receberá o valor de R$1.500 como 13º salário.

Como fica o cálculo para quem teve redução da jornada de trabalho ou suspensão?

Com os impactos do Covid-19, muitas empresas tiveram que optar pela redução da jornada de trabalho ou suspensão dos colaboradores. Para as duas situações, na verdade, não existe um consenso enquanto ao cálculo do 13º. Muitos profissionais avaliam que o valor do benefício deve ser proporcional à redução ou suspensão definida, outros dizem que deve ser pago o valor integral. 

Em termos legais, como já apontado antes, a legislação trabalhista especifica que a gratificação é calculada de acordo com o valor base do salário de dezembro e a quantidade de meses trabalhados. 

Assim, no caso de reduções salariais e de jornada, é importante lembrar que para que o mês seja computado no 13º salário, é preciso ter tido ao menos 15 dias trabalhados. Por isso, calcule o quanto trabalhou com base na redução proporcional de 25%, 50% ou 70%.

Como é feito o cálculo do adiantamento

Agora, você pode estar se perguntando: o que acontece se a empresa adiantar a 1ª parcela em novembro, por exemplo?

Na hora de pagar o adiantamento, ainda não é possível ter certeza nem do valor do salário e nem do número de meses trabalhados. Esses dois elementos podem mudar de repente; por exemplo, se o funcionário começar a cumprir mais horas extras, ou faltar sem motivo nos dias de trabalho.

Por isso, para calcular a primeira parcela, seguimos uma regra diferente que corresponde a 50% do valor do salário do mês anterior. Assim, se o adiantamento é pago em novembro, ele corresponde a metade da remuneração de outubro.

Depois, na hora de calcular a segunda parcela, seguimos aquele procedimento que você viu no item anterior e descontamos o que já foi pago.

Imagine, por exemplo, que apenas em outubro um colaborador cumpriu muitas horas extras, por causa de um projeto importante, fazendo o seu salário dobrar.

No cálculo do 13°, isso não vai ter um peso tão grande, porque é considerada a média das horas extras mensais ao longo do ano. Contudo, no cálculo da primeira parcela, que leva em consideração apenas o salário do mês anterior, o impacto será maior.

Por isso, quando este colaborador receber o adiantamento, vai corresponder a um valor maior do que 50% da sua bonificação real. Este excedente será equilibrado no pagamento da segunda parcela.

Caso, após o pagamento da primeira parte, o colaborador peça demissão ou venha a ser despedido sem justa causa, também será feito este ajuste. Para o cálculo das verbas rescisórias, o valor que já foi pago será compensado com o que resta a pagar.

Vantagens de uma contabilidade especializada

Depois de tudo que você leu neste artigo, fica mais fácil perceber que o pagamento do 13° salário traz um grande volume de trabalho extra para as empresas no final do ano – uma época que, tipicamente, já é bastante atribulada.

É um desafio especialmente para pequenas e médias empresas, onde a equipe do financeiro e RH é menor — podendo, em alguns casos, ficar exclusivamente sob  responsabilidade de uma única pessoa.

Por isso, é interessante contar com o apoio de assessoria contábil, que cuidará do cálculo do 13° salário, enquanto seus colaboradores se dedicam a outras atividades. Afinal, as demandas regulares não param no final do ano e precisam continuar sendo atendidas.

Além disso, uma contabilidade especializada conta com profissionais que dominam todas as regras para o cálculo das gratificações, o que assegura que não sejam cometidos erros no processo.

Vale a pena lembrar que, neste artigo, apresentamos o cálculo base do 13° salário. Porém, existem várias situações específicas, como o caso dos funcionários afastados, que causam dúvidas na hora de aplicar as regras. Desta forma, contar com apoio profissional é uma alternativa mais segura para a sua empresa. 

A Progresso Contabilidade é uma parceira confiável que, com uma equipe experiente e altamente capacitada, oferece todo suporte que a sua empresa precisa para realizar o cálculo do 13° salário.

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